C’est l’été : les tâches à prioriser en philanthropie et en communication

Espace idées   •   13 juin 2022

En plus d’en profiter pour prendre des vacances bien méritées, l’été est souvent un bon temps pour accomplir les projets en philanthropie et en communication constamment remis à plus tard. Voici donc 8 tâches à considérer pour la saison estivale qui vous permettront non seulement de gagner du temps précieux au cours des mois qui suivront, mais qui vous aideront également à bien structurer vos priorités. Il n'est pas nécessaire de réaliser toutes ces démarches, mais le fait de travailler sur une seule de nos propositions peut faire une grande différence.

*À noter que cet article est inspiré d’un webinaire que nous avons offert en juin 2021 qui présentait 11 tâches à prioriser durant l’été. Pour les membres, il est encore possible de visionner le webinaire dans la section membre.

1. Développer un plan de financement et un plan de communication

1.1 Le plan de financement

Le plan de financement présente le contexte philanthropique dans lequel l’organisme évolue et fait l’évaluation du programme de financement actuel. Il permet aussi de définir les méthodes, les objectifs et les stratégies de financement les plus appropriés pour votre OBNL pour les trois prochaines années. Ce plan doit être mis à jour sur une base annuelle.

Les membres d’Espace idées ont accès à un gabarit pour un plan de financement dans la section membre du site web ainsi qu’à un tableau dévoilant différentes méthodes de financement.

1.2 Le plan de communication

Le plan de communication définit les actions à entreprendre en communication pour appuyer les stratégies de financement et autres. Il détermine également l’approche, le style et le contenu des communications en fonction du public cible et présente les techniques, les médias et les supports (outils de communication) les mieux adaptés pour atteindre les objectifs. Le plan permet donc de créer différents messages dans un ensemble cohérent.

Encore une fois, un gabarit est disponible dans la section membre du site web d’Espace idées.

2. Développer un rapport d’impact

Ce document destiné à vos donateurs a pour but de démontrer l’impact de l’organisme dans la communauté et l’utilisation des dons à l’aide d’exemples concrets. Pour ce faire, n’hésitez pas à partager les histoires et les témoignages d’utilisateurs de services, de bénévoles, d’intervenants, de donateurs, etc. Présentez des données quantitatives (statistiques, données mesurables) et qualitatives (renseignements descriptifs, données non mesurables).

Nous avons abordé ce sujet lors de la rencontre virtuelle entre membres de juin 2022. L’enregistrement de la rencontre est disponible dans la section membre de notre site web.

3. Faire des recherches de bailleurs de fonds et envoyer des demandes de financement

Profitez de la période estivale pour faire des recherches dans différentes bases de données regroupant des bailleurs de fonds potentiels (gouvernement, fondations, entreprises) ainsi que dans votre propre base de données et votre liste de donateurs, sur les sites web des Chambres de commerce et des parcs industriels de votre région, sur les sites web et dans les rapports annuels des organismes ayant une mission semblable à la vôtre, etc. Avant d’envoyer vos demandes, n’oubliez surtout pas de valider les intérêts en philanthropie, les priorités d’investissement et les critères de sélection, mais aussi de faire des liens entre le bailleur de fonds et votre OBNL, par la mission et les valeurs, la clientèle cible, l’équipe, etc.

4. Développer un argumentaire de sollicitation

L’argumentaire de sollicitation permet de développer les messages clés qui serviront à promouvoir votre cause et à sensibiliser les donateurs potentiels. L’argumentaire présente l’organisme, ce qu’il a accompli, sa vision et son impact auprès de la communauté en plus des diverses façons de s’impliquer et d’ainsi faire une différence. L’argumentaire vous sera très utile pour l’envoi de demandes de financement parce que vos informations seront déjà regroupées dans un seul document!

5. Réviser les lettres de remerciement

Vos lettres de remerciements devraient être révisées et renouvelées chaque année. Pour se faire, voici quelques questions à vous poser :

• À quoi ressemble le contenu du message dans la lettre?
• Est-elle suffisamment personnalisée?
• Est-ce un don récurrent?
• Quel est le type de don et quel est le montant?
• Est-ce possible d’insérer un court témoignage?
• Qui signe la lettre?
• N’oubliez pas de prendre en considération les différences entre les générations.

6. Créer un calendrier pour les réseaux sociaux

Pour créer votre calendrier, organisez un « brainstorm » avec votre équipe pour trouver des idées de publication. Utilisez un calendrier Excel, par exemple, pour tout planifier. Inspirez-vous de votre agenda annuel (activités, services, nouveauté, annonces, dates importantes, actualité, articles, témoignages, photos, vidéos, statistiques, infographies, remerciements, nouvelles de votre secteur, etc.).

7. Nettoyer votre base de données (et autres dossiers)

Pour votre base de données, générez des rapports pour mieux structurer le nettoyage. Ensuite, faites des recherches et ajoutez les informations manquantes puis retirez les doublons tout en faisant les corrections. Pour les dossiers papier et électroniques, nous avons tous l’habitude d’accumuler des documents pour finalement ne jamais nous en servir. Jetez le non nécessaire et archivez les documents papier importants datant d’avant les 2-3 dernières années. Établissez un système qui fonctionne pour vous.

8. Évaluer les activités et programmes de financement

Voici quelques questions à se poser :

• Est-ce que les objectifs ont été atteints (financiers et autres)?
• Est-ce que le programme ou l’activité s’est déroulé comme prévu?
• Est-ce que le nombre désiré de participants ou donateurs a été atteint?
• Quels sont les éléments à améliorer?
• Quels sont les commentaires reçus?
• Quel est le retour sur investissement en tenant compte que cet élément n’est pas le seul, ni le plus important, critère d’évaluation?

Pour effectuer un retour sur l’activité ou le programme de financement, invitez toutes les personnes impliquées dans la mise en place de l’activité ou du programme à participer à l’évaluation. Déterminez à l’avance les points à aborder, par exemple, en vous basant sur les questions présentées plus haut. Pensez tout de suite à des solutions possibles.

Un document est disponible dans la section membre du site web d’Espace idées pour vous aider à évaluer une activité de financement.

Bon été ! Et n'oubliez pas de prioriser les tâches à réaliser selon les besoins de votre organisme.